É essencial oferecer um serviço de excelência em um laboratório de análises clínicas, uma vez que a grande maioria das pessoas que estão nesse ambiente, encontram-se vulneráveis.
A recoleta é uma situação que pode ocorrer em todos os laboratórios, mas deve ser evitada ao máximo, pois contribui negativamente para a experiência do paciente e pode arranhar a imagem do laboratório. Afinal, muitas das vezes, solicitar uma nova amostra pode comprometer a credibilidade do laboratório perante ao público.
Além disso, uma recoleta implica em custos adicionais não planejados, tanto para o laboratório, quanto para o paciente, que terá que se deslocar novamente até o laboratório para realizar o procedimento.
1. Não normalize a recoleta
Para evitar que esse transtorno aconteça é necessário documentar todos os processos do laboratório, desde a coleta até o descarte de materiais, para que os colaboradores consigam realizar todas as etapas, sem esquecer ou pular nenhuma parte.
Para ajudá-lo, reunimos algumas dicas que podem reduzir o impacto negativo da recoleta e evitar o retrabalho em seu laboratório.
Essa organização faz com que os erros sejam menos recorrentes, evitando uma normalização das falhas. Uma boa notícia, é que muitos softwares possuem funcionalidades que auxiliam neste controle, o que já contribui muito para a diminuição dos casos de recoleta.
2. Informe apenas o necessário
Os casos mais comuns de pedido de recoleta são:
👉 Coleta de tubo errado;
👉 Perda do material devido a quebra ou extravio;
👉 Hemólise;
👉 Razão inadequada de sangue/anticoagulante.
No entanto, o paciente não precisa ser informado em detalhes sobre o problema ocorrido e o que gerou a necessidade de uma nova amostra. O mais indicado nesses casos, é que os laboratórios utilizem de uma justificativa mais técnica, como: “Ocorreu uma inconsistência na amostra e será necessário realizar a recoleta”.
Alguns sistemas oferecem a possibilidade de configurar uma mensagem padrão para atender a esses casos, que pode ser enviada por e-mail ou mensagem de texto (sms) de forma automática. Geralmente, essa mensagem pode ser personalizada pelo laboratório, com sua identidade.
3. Como melhorar a experiência
Como comentamos, a recoleta ocorre em todos os laboratórios e deve ser evitada ao máximo, mas caso essa situação esteja ocorrendo muito em sua empresa, você pode adotar algumas medidas:
👉 Aplicar treinamento específico para a equipe;
👉 Realizar reuniões semanais de alinhamento de procedimentos;
👉 Implementar algumas mudanças operacionais, como a implementação de um sistema ou até a troca de seu sistema atual.
Esperamos que este conteúdo tenha contribuído de alguma forma para otimizar os processos e a gestão do seu laboratório. Nosso objetivo é que você alcance níveis ainda maiores de excelência!
