Os laboratórios lidam diretamente com a saúde dos pacientes, sendo assim, é muito importante que qualquer não conformidade seja rapidamente combatida para não ocasionar maiores transtornos, uma vez que, quando elas são ignoradas, um grande leque de possíveis problemas é aberto, e nenhum laboratório gostaria de lidar com problemas acerca dos serviços e resultados que oferece.
Sendo assim, uma gestão de qualidade deve prezar pelo padrão de excelência, mantendo-se em conformidade com aquilo que os pacientes esperam e tudo que é possível o laboratório entregar.
Essa compreensão contribui para uma boa assistência e, sobretudo, ajuda a evitar não conformidades.
Não conformidades, mas o que isso significa?
Bem, considera-se não conformidade o não atendimento a qualquer requisito ou norma acordada de antemão sobre o padrão de qualidade do laboratório, podendo ser tanto uma norma externa ou interna.
As não conformidades são prejudiciais porque além de atrapalhar o fluxo do laboratório, pode colocar em xeque a credibilidade do estabelecimento, já que ele ficaria conhecido pelos erros e serviços não confiáveis.
Normalmente, as não conformidades são detectadas em processos de auditoria (avaliações cuidadosas na empresa). Mas, com os avanços tecnológicos tem se tornado mais fácil detectar e acompanhar as não conformidades antes que as consequências fiquem visíveis dentro da organização.
Tenha em mente que, o primeiro passo para encontrar uma solução, é sempre identificar onde começou o problema, e depois, iniciar o uso das ferramentas específicas que podem auxiliar na resolução, evitando recorrências futuras.
Principais não conformidades nos laboratórios
É fato que a credibilidade dos laboratórios é contestada quando eles oferecem serviços que não condizem com o que prometem, ou quando não seguem os padrões preestabelecidos. Por isso, destacamos algumas das principais não conformidades nos laboratórios, ou seja, os deslizes mais frequentes, e que impactam diretamente os pacientes e, consequentemente, o padrão de qualidade.
- Recepção/atendimento:
Um dos erros mais comuns é o cadastramento incorreto ou incompleto dos pacientes/exames. Logo, como essa é a primeira fase do atendimento, esses erros costumam causar muitos transtornos, pois influencia diretamente em todo o restante dos processos.
Da mesma forma, a área da coleta é afetada por não conformidades laboratoriais, seja por falhas no momento de orientar os pacientes em relação aos devidos preparos para o exame ou no preenchimento incorreto das etiquetas na recepção.
- Armazenamento incorreto de amostras:
O armazenamento correto é parte crucial para evitar resultados errados ou perda de materiais. No entanto, muitas vezes, essa parte é negligenciada, causando problemas com a conservação das amostras.
- Análise incorreta de amostras:
Nessa fase é preciso verificar reagentes e amostras, instrumentos e etiquetas, para evitar qualquer engano ou processos que não estejam em conformidade com o controle de qualidade.
- Interpretação dos resultados:
Assim como nas outras fases anteriores, a interpretação dos resultados também deve ser feita de forma cuidadosa e assertiva, uma vez que um laudo orienta 70% das decisões médicas, ou seja, as informações precisam estar livres de erros para que o tratamento indicado seja coerente e efetivo.
- Controle de estoque e faturamento:
Não se pode esquecer que tão importante quanto os procedimentos práticos é gerir a quantidade de materiais, produtos e reagentes utilizados nos processos, além de controlar o faturamento e o fechamento diário do caixa.
É essencial esse controle para manter a qualidade dos serviços, descartar os materiais expirados e prevenir a falta de estoque, pois isso interfere diretamente no bom funcionamento dos laboratórios.
Como evitar as não conformidades?
É muito importante que o controle da qualidade dentro dos laboratórios esteja acontecendo permanentemente, mas isso não significa que não conformidades nunca serão encontradas, variações podem acontecer.
Nesse sentido, uma ótima alternativa é implementar programas e ações que ajudem no controle de qualidade em seu laboratório.
Ainda assim, é importante ressaltar a importância de um sistema de gestão para laboratórios, que tenha funcionalidades apenas para não conformidades. A função de um sistema de gestão, é garantir que essa variação seja a menor possível, e quando identificadas, que sejam avaliadas e tratadas de maneira apropriada.
O Sistema Jalis, possibilita abertura de ocorrências e a classificação das ocorrências por tipo determinado, além de possuir vínculo de ação corretiva, plano de ação e total controle das ações em todas as etapas. Além disso, conta com rastreabilidade total das informações, assim os registros podem ser acompanhados e solucionados da melhor forma.
O tratamento das não conformidades é um indício que o sistema de gestão se preocupa com a qualidade e o bom funcionamento do seu laboratório.
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